任何一个会议活动策划方案，其会议管理都可分为五大步骤：会前准备、会议开始、会议进行，会议总结以及跟踪执行。常言道，会务管理是核心，活动管理是目标。因此，要想成功举办一场大型的会议活动，前期的会议策划是关键。
首先，当提出需要做一个会议活动时，在了解对方做这个活动的初步情况时，就需要整合资源。主办方、承办方要做会议活动时，都会对活动有一些想法。
整合资源包括三大板块，这三大块分别对前期的资料收集、整理和即将操作的活动进行了构架，为后面创意的形成，方案的制作确定了一个基本框架。
然后第二就是：外部资源构架的是活动的广度。
在这里，外部资源指的是媒体资源、场地资源、物品资源、人脉资源等。外部资源对整个活动的影响是巨大的，甚至可以理解外部资源，这个活动平台的重要构成因素。
第三部分就是：内部举办这次会议活动的资源。
主办方内部资源在这版块主要考虑活动执行方的人力、财力、物力、执行力以及向心力。 活动中拥有多么雄厚的外部资源，但是内部执行力等跟不上，活动也很难达到最佳效果。
一个会议活动的构思就是结合资源和目的，将活动提升到一个高度，并为其选择一个平台或载体，不同的平台带来的效果是完全不同的。
然后，考虑的是如何将这个高度用一个主题体现出来，如何通过具体的活动流程来展现主题，展现创意达到目的，如何利用现有资源或潜在资源来支撑或提升这个高度，通过一系列的框架，最终的活动目的又将进一步细化到什么程度，这就是一个活动的构思。
主题出来，再围绕活动主题寻找版块，就像拼图，框架出来，现在就是将其拼凑完整，可以搜索尽量多的与主题相关的活动元素，虽然并不是每一个都可以运用到，但是可以供选择，安排出最合理的活动。
一个活动并不是一个方案就能解决的，为了保证活动效果，还需要将活动方案更加细分，如细分为宣传方案、执行方案、公关方案风险意外机制等。
通常包括活动前的准备，活动中的现场控制，活动后的安排。如果活动的规模不是特别大，公关方案和活动中执行方案将会并入在这个方案中。
在制作活动进行执行方案的时候，除了活动的流程以外，还应该考虑到现场的人流方向，比如一场大的会议活动，在方案制作过程，就应该设计出一套合理的人流安排和动线，
比如签到处要充分考虑人员的聚集，安排宽广一点的签到区域，同时分配不同的签到通道， 保证活动的人流分布合理，不会出现 人流拥挤。
在执行方案中，最关键的是小组的分工和成员的分配，将每个项目筹备一个准备小组，安排一个负责人，进行细致的分工，是在执行方案中必须体现的。
在做执行方案的时候，在制作者的头脑中一定要把整个活动模拟数遍，把各个细节都考虑到，有顺序地安排各个阶段的时间，做到有条不紊。
其实执行方案就是两个方面的工作：物料的工作和人力资源的工作。将人和物有机的结合，那么这个执行方案可以说是成功的了。
最后，会议执行信奉一句话：兵不在多而在精。三分靠策划，七分靠执行。一个有创意的活动方案想要有生命，就要有足够的执行力，并且保证执行过程的精确。活动执行强调的就是人的执行，因此，合理地安排活动工作人员，进行权责分明的分工，
让每个工作人员清楚自己的职责也是整个执行过程的关键。也就是说，活动执行成功与否的关键不是安排了多少个人，而是在于是否明确了每个人的工作岗位，做到各尽其责，各尽其职。
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