一、关于费用控制与流程
1、活动单独设计“费用审批单”，在活动方案中提及的费用均以审批单的形式，报组委会主任审批后，方可支出。
2、宣传物料：各种宣传物料包括展架、易拉宝、手提袋、会议流程表、24小时联系卡、签到处、晚会舞台背景、气拱门、气球等，均由设计人员设计后，提交组委会主任审批，由采购部门按照时间节点进行制作。
二、会议的控制
1、发言文字：企业的领航人、总经理、技术人员、销售人员等在会议的发言稿或PPT，均由组委会主任进行审阅，报董事长进行审批后，方可使用。
2、在活动时间确认后，应对董事长、总经理日常安排进行确认，确保能够顺利参加会议。
三、参观或者游玩的控制
1、参观由后勤主管进行监督与管理，并用空飘、气拱门、花艺等对公司进行装饰，彰显喜庆色彩；
2、旅游由旅游公司负责，公司委派人员陪同、协调；
四、答谢晚会的把控
1、晚会在不影响正常工作情况下，有员工自编自演，预算充足提前下，可以邀请专业的人员来为整个晚会进行策划安排，给现场答谢会的氛围布置做出合理规划，也可以在整体答谢会的流程策划上给出合理的安排， 可以有精彩的表演节目，贴切主题的节目，定制的节目，晚会之中穿插优秀客户表彰，游戏抽奖等环节，整体答谢会的市场一般会是2小时左右；
2、流程上有领导致辞环节、祝酒环节、节目表演、抽奖、颁奖、游戏环节，或者可以有一些特殊的仪式环节。
五、参会嘉宾便利与安全
1、参会的公司人员均佩戴工牌，便于与会嘉宾了解其职位与工作，便于沟通；
2、对与会嘉宾每人发送活动流程表和24小时联系卡，以便与会人员在任何时间联系到相关工作人员；
3、组委会准备常用药品，以解决天气等外界因素造成与会嘉宾的身体不适时，能够在第一时间处理。
六、客户对接
可由公司高管携业务人员对20%的重点客户进行拜访，增强客户的品牌忠诚度和美誉度。
七、预案
1、与会嘉宾人数：与会人数直接关系到会议整体安排、费用支出、活动效果等，因此销售人员应在邀请信发出后确认、会议前确认、客户日程安排确认等，如果在会议时，与会人员未到，应尽快通知组委会，及时对相关安排进行调整，以降低损失；对部分重点客户，应有销售部门负责人主动联系，确保到会；
2、为了确保活动正常进行，在设置专人确保会议在酒店、公司等区域不被外界因素所打扰；
3、活动中得客户代表发言环节，应安排1-2名忠诚客户，以防无人发言的情况发生；
八、宣传与效果
1、活动全程，邀请2-3家与公司具有密切往来的媒体人员参加，全程感受活动的组织与进行，让其切实的感受到公司的文化与氛围，同时促成在各自宣传载体形成新闻类稿件，宣传公司活动与品牌；
2、借助客户答谢会的契机，在专业杂志刊登“促销”广告，配合媒体宣传扩大影响力，促进XXXX年销量；
3、第一时间图文并茂形成新闻稿，发布在公司网站，并通过官方“公众号”“微博”“论坛”等形式进行转载或转发；
4、对会议视频、照片进行存档，在公司宣传视频制作时将作为重要元素，同时在各种展会、宣传活动时播放，以彰显公司实力，树立品牌；
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